Pemantapan Pegawai Tadbir ke Arah Kecemerlangan Organisasi

Pengurus Sumber Manusia dalam perkhidmatan awam seharusnya menyumbang idea dan strategi baharu dengan matlamat untuk meningkatkan keupayaan perkhidmatan awam kepada suatu tahap yang lebih tinggi dalam usaha memenuhi cabaran persaingan menerusi amalan pengurusan sumber manusia yang berkesan. Negara kita memerlukan perkhidmatan awam yang berprestasi tinggi untuk menyampaikan perkhidmatan yang terbaik kepada rakyat serta menyediakan persekitaran yang kondusif bagi merangsang pertumbuhan ekonomi dan meningkatkan daya saing negara ke arah mencapai wawasan negara.

Menurut Kamus Dewan Edisi Keempat, tadbir bermaksud urusan mengelola atau menjalankan sesuatu urusan pejabat, tugas menguruskan sesuatu, pemerintahan, urus korporat (tadbir), cara (tindakan atau sistem), mentadbir, mengurus, mengawal selia dasar, fungsi, perjalanan sesebuah organisasi yang dipertanggungjawabkan ke Lembaga Pengarah. Mereka ini juga haruslah mempunyai pengetahuan asas untuk mengelola dan baik buruknya sesebuah negeri adalah bergantung kepada pegawai-pegawai yang menguruskannya.

Secara umumnya, Pegawai Tadbir Universiti (PTU) bermaksud pegawai yang dilantik oleh pihak universiti untuk menjalankan tanggungjawab mengurus, mentadbir, dan mengelola serta menyelaras urusan yang dipertanggungjawabkan mengikut fungsi Pusat Tanggungjawab (PTJ) di mana seseorang PTU itu ditempatkan. Jawatan Pegawai Tadbir merupakan jawatan hakiki yang disandang oleh individu yang dilantik untuk menjalankan tugas-tugas pentadbiran dan pengurusan mengikut peraturan yang ditetapkan, dan mengikut arahan Pengurusan Tertinggi Universiti.

Pegawai Tadbir Universiti merupakan individu yang penting dalam melancarkan urusan pentadbiran di sesebuah universiti dan merupakan tempat rujukan di Pusat Tanggungjawab dalam urusan kelangsungan jabatan. Organisasi perlu sentiasa peka kepada perubahan yang berlaku dengan memastikan kebolehupayaan untuk menangani perubahan kekal relevan.

Mustopadidjaja Ar pula berpendapat istilah tata urus tadbir yang baik atau “good public governance” membawa maksud pemerintahan yang baik, pengelolaan pemerintahan yang baik serta dapat pula diungkapkan sebagai penyelenggaraan pemerintahan ataupun pentadbiran negara yang baik. Istilah tata urus tadbir yang baik ini merupakan suatu konsep tentang penyelenggaraan pemerintahan yang bersih, demokratik dan efektif.

Antara tugas pentadbiran ialah merancang, mengelola, mengurus, mengarah, menyelaras, membuat keputusan, melaporkan, menilai dan merumuskan proses pentadbiran.  Antara langkah untuk menjadi cemerlang ialah pentadbir perlu memainkan peranan dalam menghayati misi dan visi universiti; seterusnya perancangan; diikuti oleh kompetensi dan keupayaan; pemantauan; serta mengenal pasti adab dan akhlak yang terpuji.

Sehubungan dengan itu, tanggungjawab pihak pengurusan sumber manusia di setiap agensi perkhidmatan yang ditubuhkan ialah dengan memberi komitmen sepenuhnya dalam menyelaras, melaksana, memantapkan dan memantau semua aspek pelaksanaan dasar pengurusan sumber manusia pada peringkat jabatan khususnya dan perkhidmatan awam amnya.

Kecemerlangan memerlukan pengorbanan, dedikasi, kesungguhan, kesabaran, iltizam, kepimpinan dan pelbagai lagi sikap dan sahsiah yang positif. Kakitangan merupakan aset yang paling bernilai dalam sesebuah organisasi. Dalam hal ini, organisasi memerlukan kakitangan yang berpengetahuan, berpengalaman dan berkemahiran serta mempunyai sikap yang baik.

Satu daripada faktor pengurusan sumber manusia yang strategik ke arah kecemerlangan perkhidmatan awam ialah keupayaan sumber tenaga manusia yang berdaya saing dan menjadi penggerak utama dalam menyokong dan melaksanakan pembaharuan, pengubahsuaian, penciptaan semula dan perekayasaan semula kepada sistem dan proses pengurusan. Dalam hal ini, pembudayaan nilai-nilai kecemerlangan dalam perkhidmatan awam amat diperlukan dan berada pada tahap amalan yang tinggi seperti penghayatan nilai kualiti produktiviti inovatif, integriti, akauntabiliti, disiplin, profesionalisme, tadbir urus yang baik dan berfokuskan kepada komuniti.  Cabaran utama yang dihadapi oleh pengurus sumber manusia dalam perkhidmatan awam ialah usaha untuk menjadikan pengurusan perubahan terhadap pengurusan sumber manusia itu bermakna dan berkesan serta menjamin pencapaian prestasi yang tinggi kepada organisasi masing-masing. Antara ciri sesebuah organisasi yang mencapai tahap prestasi tinggi termasuklah keupayaan pengurus sumber manusia membuat penyesuaian terhadap amalan pengurusan sumber manusia dengan keperluan kepada perubahan semasa. Oleh hal yang demikian, perubahan daripada pelaksanaan sumber manusia dalam perkhidmatan awam memerlukan pengurus sumber manusia yang berkeupayaan membentuk satu sistem pengurusan.

Rahsia kecemerlangan seseorang Pegawai Tadbir ialah berkaitan “10 A’s of personal excellence”, iaitu ciri-ciri seorang Pegawai Tadbir perlulah dibangunkan oleh individu itu sendiri dan beliau perlu percaya dan faham tentang aspek kecemerlangan yang ingin dicapai. 10 A itu ialah:

1. Awareness (kesedaran)
2. Attitude (sikap)
3. Action (tindakan)
4. Ability (kemampuan)
5. Aim (sasaran)
6. Adaptability (kebolehsuaian)
7. Affability (kesesuaian)
8. Accountability (akauntabiliti)
9. Achievement (kejayaan)
10. Appreciation (penghargaan)

Dalam membentuk kecemerlangan, pegawai perlulah mengetahui kepentingan utama dan tekanan yang dialami dalam organisasi, berkomunikasi secara jelas tentang keperluan dan sasaran yang hendak dicapai; membina jaringan sebanyak yang mungkin dan menjaga hati semua kakitangan; memahami strategi perundingan dan hemah yang tinggi; serta mengukuhkan perhubungan dengan semua individu lain.

Merujuk kata-kata Ketua Timbalan Pendaftar Kanan Pejabat USM-Digital Jabatan Pendaftar, Tuan Haji Yusoff Abdullah melalui Forum “Pemantapan Pegawai Tadbir ke Arah Kecemerlangan Pentadbiran Universiti” yang telah diadakan pada 26 Julai 2021 lalu, antara rahsia kejayaan seorang pentadbir ialah dengan menjadi diri sendiri (be yourself); bertanggungjawab; terbuka dan bersedia menerima perubahan; berani mengambil risiko apabila membuat sesuatu keputusan/tindakan; membina hubungan dan sokongan daripada sekeliling; serta terus belajar, belajar dan belajar.

Karekter seorang Pegawai Tadbir universiti yang berwibawa dan berkualiti termasuklah bertanggungjawab; berdisiplin; mempunyai kebolehan mengelola; mempunyai pemikiran untuk perancangan jangka masa sederhana/panjang; melakukan tugasan dengan cepat tetapi betul; kebolehan membuat keputusan; berani memberi pandangan; ketegasan mengikut kesesuaian; berkomunikasi dengan berkesan; mempunyai kebolehan mendengar dan berunding; pendokumentasian yang baik; mengakui kehebatan/kecekapan staf bawahan/sekerja; dan kebolehan menerima teguran dan mengakui kesilapan serta memohon maaf.

Antara cabaran dan isu yang perlu ditangani dan dilalui PTU untuk masa kini adalah melibatkan tadbir urus, penjimatan sumber-sumber universiti, pencapaian universiti melalui Petunjuk Prestasi Utama (Key Performance Indicators) yang disasarkan, prestasi perkhidmatan staf, kenaikan pangkat, kebajikan staf dan lain-lain yang berkaitan.

Menjadi tanggungjawab pegawai atasan juga untuk menjadi mentor kepada pegawai-pegawai baharu terutamanya yang baru sahaja dilantik. Hal ini bertujuan untuk membimbing dan memberikan tunjuk ajar dalam pengurusan dan pentadbiran. Pegawai-pegawai baharu merupakan barisan pelapis (Succession Plan) kepada pegawai-pegawai kanan dalam meneruskan tugas dan tanggungjawab yang perlu dilaksanakan. Mereka merupakan bakal peneraju dalam kepakaran masing-masing yang akan dikenal pasti melalui kepimpinan mereka dalam menjalankan kerja-kerja hakiki pada peringkat PTJ juga melalui keterlibatan dan sumbangan serta komitmen mereka pada peringkat Universiti.

Pegawai kanan juga perlu menjadi pembimbing yang baik, dan sentiasa memberi ruang dan peluang untuk saling bekerjasama. Seandainya terdapat teguran dan nasihat yang perlu diberikan, maka tegurlah dengan baik dan berhemah bagi tujuan penambahbaikan dan bukan bertujuan untuk mengkritik dan mencari kesalahan. Sikap saling hormat menghormati merupakan kunci utama dalam mengekalkan keharmonian dan mengukuhkan perhubungan dalam sesebuah organisasi.

Semoga institusi kepegawaian Pegawai Tadbir di universiti awam akan terus utuh dan cemerlang. Semoga institusi kepegawaian ini terus diberikan kepercayaan dan dipandang tinggi dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawab yang diamanahkan dengan penuh dedikasi, berintegriti, berakauntabiliti, berdisiplin dan mengamalkan ciri-ciri kepimpinan yang cemerlang.

Penulis, Penolong Pendaftar Kanan, Akademi Pembangunan PKS dan Keusahawanan Malaysia (MASMED), Universiti Teknologi MARA.