Pejabat Pintar: Trend atau Penjimatan?

Pada hari ini, arus pembangunan dalam bidang teknologi memberikan impak yang sangat besar pada dunia. Perkembangan dalam bidang teknologi ini terus meningkat dari masa ke masa dan tiada penghujungnya.  Perkara ini memberikan dimensi baharu selaras dengan perkembangan abad ke-21. Pelbagai inovasi dihasilkan untuk kemudahan orang menjalani kehidupan seharian. Dengan penghasilan pelbagai inovasi ini, sudut pandang manusia terhadap pelbagai perkara yang berlaku di dunia sangat berbeza berbanding dengan zaman dahulu. (Aliff Nawi, Mohd Isa, & Surina Akmal, 2014).

Fenomena ini memerlukan semua pihak bertindak pantas seiring dengan pembangunan pesat dalam penghasilan produk berteknologi tinggi dan sistem automasi lebih pintar (Stăncioiu, 2017).  Menurut artikel Green Human Resource Management and Organizational Sustainability (Abd Rahman, Nurul Hayani, 2020), kehidupan manusia akan dimudahkan dengan bantuan alatan dan robot yang bakal menjadi “teman” untuk menguruskan pekerjaan, hal ehwal dan tugasan harian.

Kini, setiap organisasi mula mengorak langkah melestarikan penggunaan teknologi dalam beberapa medium seperti lembaran e-buku (e-book), format dokumen mudah alih (Portable Document Format atau PDF), Cloud atau teknologi kecerdasan buatan (Artificial Intelligence atau AI). Kecanggihan teknologi semasa memperkenalkan kaedah baharu dalam penggunaan pejabat pintar seperti e-buku merupakan satu medium penyampaian maklumat yang merujuk kepada penggunaan data elektronik.

Penggunaan dokumen dalam bentuk fail PDF atau seumpamanya juga memudahkan setiap individu membacanya di komputer atau peranti khas. Format dokumen PDF dikembangkan oleh Adobe Systems (Castiglione, De Santis, & Soriente, 2010). Teknologi Cloud pula sangat membantu pengguna untuk melaksanakan tugas di mana-mana dan pada bila-bila masa. Pengguna tidak perlu membawa komputer riba atau pemacu pena untuk menyelesaikan tugasan. Konsep mesra pengguna ini membolehkan pengguna mengakses dokumen menerusi telefon pintar atau komputer bersaiz kecil, sekaligus memudahkan carian dan penyimpanannya. Bagi mendepani fasa endemik pada ketika ini, semua pekerja perlu menjalani kehidupan dengan kebiasaan baharu dan bekerja dalam keadaan yang begitu unik berbanding pengalaman bekerja konvensional sebelum ini.

Faedah Pejabat Pintar

Pelaksanaan pejabat pintar dibangunkan untuk membantu pekerja dalam melaksanakan tugas dengan mengambil kira kewujudan tiga tonggak penting, iaitu produktiviti, keselamatan data dan penggunaan yang selamat. Kaedah ini sangat berguna untuk menjimatkan masa dan usaha yang diperlukan. Malah beberapa tugas yang biasanya dilakukan oleh manusia juga lebih berkesan dilaksanakan oleh sistem. Tidak hairanlah, objektif asal penciptaannya juga bertujuan untuk memindahkan kuasa manusia kepada peranan teknologi.

Teknologi Internet benda (IoT) boleh menjadikan pekerja lebih produktif. Teknologi membolehkan sesebuah pejabat pintar itu beroperasi dalam suasana yang cepat dan canggih tetapi tidak terlepas daripada membuat keputusan yang terbaik. Sebagai contoh, kerja pengurusan dokumen, permohonan dan sebagainya menjadi tepat dan cekap dengan adanya teknologi canggih seperti permohonan secara dalam talian, pembangunan sistem pangkalan data yang penting kepada sesebuah organisasi dan alat perhubungan canggih yang memudahkan untuk kita berurusan di luar negara. Dengan adanya teknologi, data dapat diproses dan disimpan dengan segera tanpa membuang masa. Urusan kewangan melalui Mesin ATM dan Internet juga membolehkan kita menguruskan wang kita di seluruh dunia dengan mudah dan lancar.

Teknologi yang mendasari pejabat pintar merevolusikan cara manusia menjalani kehidupan dan bekerja. Pada masa kini, teknologi AI digunakan untuk mengkaji trend dan membuat ramalan berkaitan dengan senario masa hadapan. Antara konsep ciri keselamatan yang menjadi antara cabang penting dalam teknologi AI termasuklah konsep pembelajaran mesin, iaitu keupayaan mesin menjadi pintar. Sebagai contoh, mesin pengesan wajah (face ID) yang banyak digunakan untuk memberikan kebenaran kepada staf untuk memasuki bahagian yang penting seperti (unit peperiksaan, pejabat bendahari dan unit integriti).

Ruang Kerja Fleksibel

Ruang kerja fleksibel diberi tumpuan oleh kerajaan melalui Belanjawan 2022. Satu Geran Pembangunan Pengaturan Kerja Fleksibel (FPPKF) telah diperkenalkan. Geran ini diperkenalkan untuk membantu majikan meningkatkan pengaturan kerja fleksibel dan mengintegrasikan keseimbangan pekerjaan dengan kehidupan. Dengan menyediakan fleksibiliti lokasi kerja, tabiat bekerja baharu yang lebih cekap dapat diwujudkan. Sebagai contohnya, pekerja yang perlu menghadiri bengkel atau kursus hanya perlu memuatnaik aplikasi Zoom, Google dan Slack. Pekerja memaksimumkan penggunaan teknologi maklumat yang sedia ada untuk mewujudkan persekitaran tempat kerja yang lebih baik serta membantu syarikat meningkatkan pengekalan pekerja dan meningkatkan produktiviti.

Pada hari ini, dunia mengalami kepantasan dalam semua urusan kehidupan seharian. Namun begitu, ada ketikanya kita perlu melangkah satu langkah ke belakang bagi melihat semula segala yang telah dilaksanakan agar penambahbaikan dapat dibuat dengan lebih banyak lagi terutamanya mengenal pasti inovasi baharu yang dapat membantu memudahkan tugas harian kita di pejabat. Hal ini dikatakan demikian kerana kewujudan pejabat pintar tidak bermakna semuanya dapat diuruskan oleh sistem.

Tugasan seperti membuat keputusan dan perkara lain yang memerlukan timbangan akal manusia tetap menjadi sebahagian daripada perkara yang perlu dilakukan oleh manusia. Sistem hanyalah bertindak sebagai pemudahcara dalam memberikan penyelesaian terhadap kerja yang dilaksanakan secara automatik. Maka itu, bagi menyokong pelaksanaan kerja dengan lebih berkesan dan pantas, kemahiran pekerja dalam pengaplikasian sistem automasi dan digitalisasi ini perlulah dipertingkatkan

Kelebihan Pejabat Pintar 

Merujuk kepada Laporan Tahunan Kesihatan Malaysia 2018, pengaplikasian pejabat pintar boleh membantu dalam menyokong protokol kesihatan.

• Menyokong kerja secara jarak jauh (fleksibiliti)

Apabila sesebuah organisasi melaksanakan sistem pejabat pintar, pelbagai bentuk aktiviti boleh dilaksanakan mengikut sistem dan staf juga dapat dibimbing secara dalam talian. Perkara ini secara tidak langsung menyediakan fleksibiliti kepada staf tersebut. Sebagai contohnya, Desktop Sharing Apps yang biasa digunakan ialah TeamViewer dan AnyDesk. Selain melakukan kerja secara kawalan jauh, aplikasi ini juga dapat membuat aktiviti lain seperti merekod skrin dan mencetak secara jarak jauh.

• Sistem keselamatan

Dalam kecanggihan pelbagai aplikasi yang wujud ketika ini, sistem keselamatan rangkaian dan komputer diperlukan untuk mencegah jenayah siber seperti penggodaman data dan penspaman. Dengan bantuan teknologi IoT atau sistem pengkomputeran pintar, sistem keselamatan ini diharapkan dapat mengatasi masalah tersebut. Pejabat pintar juga menyediakan perlindungan peribadi kepada setiap pekerja. Ciri ini disokong dengan menggunakan rangkaian persendirian maya (VPN) perniagaan.

• Penjimatan jumlah peruntukan perbelanjaan jabatan

Pengaplikasian pejabat pintar ini juga dapat mengurangkan perbelanjaan jabatan dari sudut sumber manusia. Justeru, pihak pengurusan organisasi dapat menumpukan perhatian yang lebih kepada perkara lain yang memberi pulangan dan impak yang tinggi kepada organisasi.

Kesimpulannya, dalam mengorak langkah ke suatu keadaan yang menjurus kepada arus komodenan dengan penggunaan teknologi digitalisasi, kita perlu menerima revolusi pewujudan pejabat pintar ini. Dalam menuju ke tahap pengaplikasian sepenuhnya pejabat pintar, pengguna mestilah mengutamakan disiplin diri untuk memastikan waktu bekerja di rumah diperuntukkan dengan seoptimum yang mungkin untuk tugasan dan pekerjaan yang dilakukan. Perkara yang perlu dititikberatkan dalam menjayakan pelaksanaan pejabat pintar ini juga adalah pemilihan platform dan aplikasi yang sesuai dan mempunyai ciri keselamatan yang tinggi dan sentiasa dikemaskini.